Praktické, ale účinné tipy, ako navrhnúť a zariadiť reprezentatívnu a funkčnú recepciu pre vašu firmu

Máte šancu urobiť prvý dojem, keď návštevníci prvýkrát vstúpia do vašej kancelárie – a priestor na recepcii je zvyčajne miesto, kde túto šancu dostanete. Pôsobí ako tvár vašej značky a priestor, ktorý víta vašich návštevníkov a klientov. Takže musí mať príjemný, prívetivý faktor s wow-efektom. Tu je niekoľko tipov, ako navrhnúť recepciu tak, aby ste splnili očakávania vašich klientov a zákazníkov.

Mimochodom, nie sú potrebné veľké investície na to, aby ste usporiadali recepciu atraktívnym a zákaznícky-orientovaným spôsobom.

Prečo je recepcia pre vašu firmu dôležitá?

Predtým, ako sa ponoríme do podrobností a toho, ako zladiť jednotlivé štýly a vytvoriť dokonalý priestor pre recepciu, treba si ujasniť, aké je poslanie vašej firmy. Ak napríklad svoju spoločnosť propagujete ako zábavnú, hlavným poslaním vašej recepcie môže byť dobiť energiu a inšpirovať každého, kto príde.

Ak je pre vašu spoločnosť dôležitá odbornosť a profesionalita, hlavným účelom recepcie môže byť vyvolanie pocitu dôveryhodnosti, efektívnosti a kompetencie. Ak ste napríklad luxusná značka, možno budete chcieť, aby vaša recepcia ihneď pri vstupe návštevníkov niečím výnimočným ohúrila a prekvapila.

Zamyslite sa aj nad tým, kto presne príde a čo mu umožní cítiť sa pohodlne a spríjemní čas strávený vo vašom priestore.

Recepcia

Priestory recepcie slúžia ako priestor pre komunikáciu medzi vašimi recepčnými a návštevníkmi. Recepcia musí spĺňať množstvo funkcií a mala by byť štruktúrovaná tak, aby podporovala obojsmernú komunikáciu a bola čo najefektívnejšia. Taktiež by malo byť zabezpečené dostatočné súkromie pre personál, ako aj pre návštevníkov.

Využite systém správy návštevníkov. Časy papierovej knihy návštev, kde boli skúsenosti zákazníkov a štandardy merania bezpečnosti menej dôležité, sú preč. Využitím systému správy návštevníkov môžete výrazne zvýšiť produktivitu vašej recepcie.

Potrebné je aj vhodné osvetlenie pre zamestnancov na recepčnom stole. Zvoľte príjemné pracovné osvetlenie, ktoré osvetľuje oblasť, no nie je príliš jasné.

Bez ohľadu na to, aký typ podnikania vlastníte, je dôležité byť produktívny a efektívny v tom, čo robíte. Jedným z najlepších spôsobov, ako to dokázať, je udržiavať čistú a organizovanú recepciu. Povzbudzujte svoje recepčné, aby čo i len pár minút denne venovali organizácii recepcie a čakárne.

Vhodné zariadenie

Významnú úlohu na recepcii zohráva nábytok. Vybavenie recepcie vytvorí trvalý dojem na každého človeka, ktorý prejde jej dverami. Prevezmite preto kontrolu nad týmto dojmom pomocou vhodného nábytku, ktorý bude žiariť hodnotami vašej firmy.

Dosiahnite príjemný pocit s čistými, jasnými farbami, povrchovými úpravami s jemnejším vzhľadom, ako je napríklad sklo a minimalistický nábytok s elegantnými líniami.

Ak máte radšej tradičný štýl, rozhodnite sa pre tlmené alebo tmavšie farby, ťažšie povrchové úpravy, ako je drevo a kvalitný masívny dubový nábytok, ktorý symbolizuje dôveryhodnosť, serióznosť a spoľahlivosť.

Ak chcete, aby bol váš nábytok pohodlný, pred kúpou do svojho uvítacieho priestoru si ho otestujte sami.

Výber podláh

Určite vám nemusíme hovoriť, že dnes existuje naozaj veľmi široká škála rôznych druhov podláh. Keďže recepcia je miesto s pravdepodobne tou najväčšou premávkou, najlepšie je zvoliť taký materiál, ktorý si vyžaduje ľahkú údržbu a starostlivosť. Pre oblasti s vysokou premávkou sú najvhodnejšie lamináty alebo vinylové povrchy, ktoré sa napríklad v prípade rozliatia ľahko a rýchlo očistia.

Farby

Zmena farby je jedným z najlacnejších spôsobov, ako experimentovať s energiou, ktorú chcete, aby priestor recepcie vyžaroval. Zamyslite sa nad tým, ako na vás pôsobia rôzne farby. Pamätajte, že tento priestor nie je o vašich osobných favoritoch, ale skôr o vyjadrení dôvery a profesionality. Skúste si vybrať jemnejšie, neutrálnejšie farby a vdýchnite osobitosť nástennými maľbami, obrazmi alebo tapetami.

Osvetlenie

Ak máte to šťastie, že do vášho recepčného priestoru prúdi prirodzené svetlo, využite to. Obmedzte tienidlá a predokenné rolety na minimum. Ak ste v tmavšom priestore, zvoľte osvetlenie z nástenných svietidiel. Zvoľte jemné žiarovky, najlepšie LED, ktoré napodobňujú denné svetlo, poskytujú prirodzený pocit a zároveň vyzerajú príťažlivo vo vašej recepcii.

Na druhej strane sa však vyhnite aj príliš silnému slnečnému svetlu, ktoré by mohlo niektorým návštevníkom prekážať a zvoľte efektívnu a kvalitnú tieniacu techniku. A to blikajúce svetlo alebo prasknutá žiarovka? Určite si to dajte opraviť.

Na čo dbať pri etikete recepcie?

1. Pozrite sa na to z druhej strany

Aké sú skúsenosti zákazníka s recepciou vašej spoločnosti? Najlepší spôsob, ako to zistiť, je vžiť sa do kože zákazníka. Čo vidíte, keď prvýkrát vojdete cez hlavný vchod? Vyzerá všetko úhľadne? Dokážete sa ľahko zorientovať? Cítite sa vítaní? Skúste to zažiť ako zákazník a potom si nájdite čas na vyhodnotenie svojich dojmov.

2. Chaos je neprofesionálny

Vstupná hala, kde ľudia zakopnú o kartónové škatule, recepcia zaprataná hromadami papierov a šanónov, že recepčnú takmer nevidno, a stoly posiate špinavými pohármi - to všetko nebude vyjadrovať profesionalitu. Prostredie, ktoré je viditeľné pre návštevníkov, si zaslúži veľkú pozornosť. Takže uložte dokumenty do priečinkov a skriniek, odstráňte špinavé šálky a poháre a zabezpečte uzavreté koše a podobne.

3. Vy poznáte cestu, ale návštevníci zvyčajne nie

Nepredpokladajte, že ľudia si cestu na recepciu nájdu sami. Môže byť dosť nepríjemné vstúpiť do kancelárie bez jasnej predstavy, kam ísť. Minimalizujte zmätok a zabezpečte, aby sa vaši zákazníci cítili okamžite pohodlne, a to tak, že im poskytnete značenie a iné vizuálne podnety, ktoré ich nasmerujú. Jasný tok premávky zvýši produktivitu kancelárie a umožní, aby sa veci hýbali efektívnym spôsobom.

4. Zabezpečte pohodlnú čakáreň

Zabezpečte, aby si návštevníci, ktorí musia počkať, mohli aspoň sadnúť a aby boli k dispozícii nápoje. Káva, čaj a voda sú nevyhnutnosťou, a ak je to potrebné, nainštalujte do recepcie automat. Prípadne môžete poskytnúť aj niečo pod zub. Na misku položte čerstvé ovocie, oriešky, sušienky, čokoládky s logom spoločnosti atď. Nezabudnite do blízkosti položiť aj papierové obrúsky.

Nájdenie správnej rovnováhy medzi dizajnom a nábytkom recepcie môže výrazne prispieť k vytvoreniu priateľského a atraktívneho vzhľadu vašej recepcie Ak chcete vylepšiť výzdobu, môžete pridať vkusné dekorácie a nejaké nástenné umenie, uvítacie koberčeky, otvorené police, sklenené vitríny s vašimi produktami a podobne.

A nakoniec, samozrejme nezabudnite zarámovať niekoľko ocenení, certifikátov alebo výstrižkov z médií o vašej práci a zavesiť ich na dostupné a viditeľné miesto.

5. Spríjemnite čakanie

Umiestnite na konferenčný stolík pre návštevníkov nejaký materiál na čítanie, najlepšie brožúru o spoločnosti, relevantný časopis alebo akýkoľvek časopis, ktorý by mohol zaujímať vašich návštevníkov.

Ak máte televíznu obrazovku, nenalaďte ju len na akýkoľvek kanál - namiesto toho prehrajte napríklad firemné video. Ak nemáte žiadne filmové zábery, vyberte kanál, ktorý je relevantný pre vaše podnikanie. Pre zákazníkov, ktorí musia čakať o niečo dlhšie, možno budete chcieť poskytnúť tichý pracovný kútik, kde si môžu pripojiť svoj laptop a používať sieť Wi-Fi.

Ak očakávate, že budete mať na recepcii aj deti, zvážte vytvorenie malého detského kútika na aktivity len pre nich.

6. Vzdelávajte svojho zákazníka

Čas vášho zákazníka na recepcii by sa mal obmedziť na minimum, ale niekedy sa čakaniu vyhnúť nedá. Využite túto príležitosť a informujte svojich potenciálnych zákazníkov o svojom podnikaní. Poskytnite informačné a propagačné brožúry, ktoré odpovedia na možné otázky, ktoré môže mať váš klient. Každá chvíľa, ktorú váš klient strávi v kancelárii, je životne dôležitá, aby ste si ho získali a urobili z neho trvalého zákazníka.

7. Vyhnite sa rušivým pachom a zvukom

Aj zápach osviežovača vzduchu alebo čistiacich prostriedkov, neustále bzučanie elektronických zariadení alebo zlá akustika v priestoroch recepcie negatívne ovplyvnia zážitok vašich zákazníkov. Mali by ste sa preto snažiť odstrániť nepríjemné pachy a zvuky.

Umiestnením espresso kávovaru do priestoru recepcie vytvoríte napríklad domácu atmosféru a zákazníci sú vítaní vôňou kávy už pri vstupe do miestnosti. Holú podlahu v kancelárii môžete obliecť teplým kobercom, aby ste zlepšili akustiku aj vzhľad. A namiesto chemických osviežovačov môžete miestnosť rozjasniť aj voňavými kvetmi či rastlinami.

8. Tvár spoločnosti

Dobrý zamestnanec recepcie je priateľský, ochotný, najlepšie viacjazyčný, má upravený vzhľad a je tvárou vašej spoločnosti. Výber správneho personálu, ktorý obsadí vašu recepciu, je jedným z najdôležitejších tipov na etiketu, ktoré môžeme poskytnúť. Vaši recepční budú prvou osobou pre potenciálnych klientov.

Zhodnoťte zručnosti a silné stránky každého potenciálneho zamestnanca a pri prijímaní do zamestnania sa uistite, že máte jasno v komunikácii svojich očakávaní s vašimi budúcimi recepčnými. Niekoľko tipov pre zamestnancov recepcie:

● Oslovte návštevníkov čo najskôr a opýtajte sa ich, či im môžete pomôcť: Majú dohodnuté stretnutie? S kým? Ako sa volajú a pre ktorú spoločnosť pracujú?

● Pozvite návštevníkov, aby si sadli a ponúknite im nápoj.

● Ak je príslušná kontaktná osoba stále na stretnutí, oznámte to návštevníkom a zároveň uveďte, kedy bude osoba opäť k dispozícii.

● O niečo neskôr skontrolujte, či sa uvoľnila osoba, s ktorou mali návštevníci dohodnuté stretnutie, informujte návštevníkov o aktuálnom stave a skontrolujte, či chcú ďalší nápoj alebo nepotrebujú niečo iné

Zhrnutie

Ak chcete zapôsobiť na svojich klientov, získať si nových pracovníkov alebo si udržať dlhodobé profesionálne vzťahy so zákazníkmi, recepcia je kľúčom k úspechu. Prvý dojem je veľmi dôležitý – najmä v prípade podnikania.

Ak ste urobili priestor zaujímavým, elegantným a zahrnuli ste detaily, ktoré súvisia s pozitívnymi aspektmi vašej značky, nielenže odkomunikujete pozitívny prvý dojem, ale môže to byť aj katalyzátor na začatie konverzácie s potenciálnymi zákazníkmi a klientmi.


Dominika Blchová, obsahový a SEO špecialista
Obrázky: Unsplash, Unsplash, Pexels, Pexels, Unsplash